Bà Nguyễn Mai Phương là cán bộ mới được tuyển dụng, chuyên ngành luật, hiện được bố trí công tác tại Phòng Hành chính – Kế toán.

Để bà Nguyễn Mai Phương từng bước tiếp cận công việc, làm quen với môi trường công tác, nâng cao kỹ năng hành chính và vận dụng kiến thức pháp luật vào hoạt động thực tế của Trung tâm, Giám đốc Trung tâm giao nhiệm vụ như sau:

I. NGUYÊN TẮC GIAO VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ

1. Nhiệm vụ được giao theo lộ trình từ đơn giản đến phức tạp, phù hợp với cán bộ mới ra trường và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế.
2. Trong thời gian đầu, bà Nguyễn Mai Phương chủ yếu thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu, tổng hợp, sắp xếp hồ sơ, tra cứu quy định và dự thảo văn bản dưới sự hướng dẫn của Trưởng phòng Hành chính – Kế toán.
3. Chưa giao bà Nguyễn Mai Phương tự chịu trách nhiệm độc lập đối với việc thẩm định pháp lý, ký xác nhận hồ sơ, kết luận vụ việc hoặc trực tiếp xử lý các vấn đề pháp lý phức tạp.
4. Mọi nội dung dự thảo, tổng hợp hoặc đề xuất của bà Nguyễn Mai Phương phải được Trưởng phòng Hành chính – Kế toán hoặc cán bộ được giao hướng dẫn kiểm tra trước khi trình lãnh đạo Trung tâm.
5. Trong quá trình thực hiện, nếu có nội dung chưa rõ, chưa hiểu hoặc vượt quá khả năng, bà Nguyễn Mai Phương phải chủ động trao đổi, xin ý kiến hướng dẫn; không tự suy đoán hoặc tự kết luận.

II. NHIỆM VỤ TRONG THÁNG ĐẦU TIÊN

1. Tuần thứ nhất: Làm quen với tổ chức và công việc của Trung tâm

Bà Nguyễn Mai Phương thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm;
• Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính – Kế toán và các phòng chuyên môn;
• Nghiên cứu nội quy, quy chế làm việc, quy định về văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu;
• Làm quen với cách trình bày, ban hành, tiếp nhận, chuyển giao và lưu trữ văn bản;
• Đọc một số quyết định, thông báo, công văn, báo cáo và biên bản đã được Trung tâm ban hành để nắm cách thức soạn thảo văn bản hành chính.

Kết thúc tuần thứ nhất, bà Nguyễn Mai Phương lập bản tổng hợp ngắn về:

• Cơ cấu tổ chức của Trung tâm;
• Chức năng cơ bản của từng phòng;
• Quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản;
• Những nội dung bản thân chưa rõ và cần tiếp tục được hướng dẫn.

2. Tuần thứ hai: Sắp xếp và hệ thống hóa hồ sơ, văn bản

Thực hiện các nhiệm vụ:

• Phối hợp sắp xếp các quyết định, quy chế, quy định và văn bản nội bộ của Trung tâm;
• Lập danh mục văn bản theo số, ngày ban hành, tên văn bản và đơn vị tham mưu;
• Phân loại văn bản theo từng lĩnh vực như tổ chức cán bộ, tài chính, tài sản công, hợp đồng, đấu thầu, sửa chữa, thoát nước và xử lý nước thải;
• Kiểm tra sơ bộ việc đánh số, ghi ngày tháng, nơi nhận và lưu hồ sơ;
• Tạo thư mục điện tử để quản lý văn bản theo hướng dẫn của Phòng Hành chính – Kế toán.

Trong giai đoạn này, nhiệm vụ chủ yếu là sắp xếp và tổng hợp; chưa yêu cầu bà Nguyễn Mai Phương đánh giá đúng, sai hoặc đưa ra kết luận pháp lý.

3. Tuần thứ ba: Tập tra cứu và tổng hợp quy định pháp luật

Dưới sự hướng dẫn của Trưởng phòng Hành chính – Kế toán, bà Nguyễn Mai Phương thực hiện:

• Tập tra cứu văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến nhiệm vụ được giao;
• Ghi rõ tên văn bản, số hiệu, cơ quan ban hành, ngày ban hành, ngày có hiệu lực và nội dung chính;
• Tập kiểm tra tình trạng còn hiệu lực hoặc hết hiệu lực của văn bản;
• Tổng hợp các quy định có liên quan đến một số lĩnh vực gần với công việc của Phòng Hành chính – Kế toán;
• Báo cáo kết quả tra cứu theo mẫu ngắn gọn, rõ ràng, có trích dẫn căn cứ cụ thể.

Trước mắt, ưu tiên tìm hiểu các nhóm quy định về:

• Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
• Công tác văn thư, lưu trữ;
• Viên chức, người lao động;
• Quản lý và sử dụng tài sản công;
• Đơn vị sự nghiệp công lập và cơ chế tự chủ.

4. Tuần thứ tư: Tập dự thảo văn bản đơn giản

Bà Nguyễn Mai Phương được giao tập dự thảo một số văn bản đơn giản như:

• Giấy mời;
• Thông báo;
• Phiếu chuyển văn bản;
• Danh mục hồ sơ;
• Bảng tổng hợp văn bản;
• Biên bản làm việc có nội dung đơn giản;
• Công văn đôn đốc hoặc đề nghị cung cấp tài liệu theo nội dung đã được lãnh đạo thống nhất.

Các dự thảo phải được Trưởng phòng Hành chính – Kế toán kiểm tra, sửa trực tiếp và hướng dẫn lại để bà Nguyễn Mai Phương rút kinh nghiệm.

Kết thúc tháng đầu tiên, bà Nguyễn Mai Phương lập báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ, trong đó nêu:

• Công việc đã thực hiện;
• Nội dung đã học và đã nắm được;
• Những nội dung còn hạn chế;
• Những nhiệm vụ cần tiếp tục được hướng dẫn;
• Đề xuất kế hoạch công việc trong tháng tiếp theo.

III. NHIỆM VỤ TỪ THÁNG THỨ HAI ĐẾN HẾT THÁNG THỨ BA

Sau khi hoàn thành các nhiệm vụ của tháng đầu tiên, căn cứ kết quả thực hiện, bà Nguyễn Mai Phương được giao từng bước tham gia các công việc sau:

1. Tiếp tục quản lý, cập nhật danh mục văn bản pháp luật và văn bản nội bộ của Trung tâm.
2. Phối hợp kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, căn cứ và sự thống nhất về hình thức của các dự thảo văn bản trước khi trình ký.
3. Tập nghiên cứu một hồ sơ cụ thể và lập phiếu tổng hợp, gồm:

• Thành phần hồ sơ hiện có;
• Thành phần còn thiếu;
• Các mốc thời gian cần theo dõi;
• Văn bản pháp luật có liên quan;
• Những nội dung cần xin ý kiến người phụ trách.

4. Tập lập bảng theo dõi hợp đồng, gồm:

• Tên hợp đồng;
• Đơn vị thực hiện;
• Giá trị hợp đồng;
• Thời gian thực hiện;
• Tạm ứng;
• Thanh toán;
• Bảo lãnh;
• Bảo hành;
• Các mốc thời gian cần lưu ý.

5. Tham gia cùng cán bộ có kinh nghiệm trong quá trình nghiên cứu một số hồ sơ của Trung tâm để học cách kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp tài liệu.
6. Tập dự thảo các văn bản có nội dung cụ thể hơn trên cơ sở ý kiến chỉ đạo và tài liệu đã được cung cấp.
7. Ghi chép đầy đủ các ý kiến sửa chữa của người hướng dẫn, lập sổ theo dõi lỗi thường gặp để tránh lặp lại trong quá trình soạn thảo.

Trong giai đoạn này, bà Nguyễn Mai Phương chưa tự đưa ra kết luận về tính hợp pháp của hồ sơ và chưa trực tiếp tham mưu xử lý những vụ việc phức tạp.

IV. NHIỆM VỤ SAU BA THÁNG

Sau ba tháng, Trưởng phòng Hành chính – Kế toán tổ chức nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của bà Nguyễn Mai Phương, tập trung vào các nội dung:

• Tinh thần, thái độ và ý thức trách nhiệm;
• Khả năng tiếp thu và thực hiện hướng dẫn;
• Kỹ năng soạn thảo văn bản;
• Kỹ năng tra cứu và tổng hợp quy định pháp luật;
• Khả năng sắp xếp, quản lý hồ sơ;
• Tính cẩn thận, chính xác và bảo mật;
• Khả năng phối hợp với các phòng, cá nhân có liên quan.

Trên cơ sở kết quả đánh giá, Giám đốc Trung tâm xem xét giao bà Nguyễn Mai Phương tham gia sâu hơn vào các nhiệm vụ:

• Rà soát thể thức, căn cứ và trình tự ban hành văn bản;
• Theo dõi hợp đồng và các mốc thời gian pháp lý;
• Tổng hợp thành phần hồ sơ lựa chọn nhà thầu, nghiệm thu và thanh toán;
• Tham gia xây dựng, sửa đổi quy chế, quy định nội bộ;
• Nghiên cứu và đề xuất ý kiến bước đầu đối với các vụ việc có yếu tố pháp lý.

Các nhiệm vụ nêu trên vẫn phải được Trưởng phòng Hành chính – Kế toán, lãnh đạo phụ trách hoặc cán bộ chuyên môn kiểm tra trước khi trình Giám đốc Trung tâm.

V. CHẾ ĐỘ HƯỚNG DẪN VÀ BÁO CÁO

1. Giao Trưởng phòng Hành chính – Kế toán trực tiếp phân công, hướng dẫn, kiểm tra và đánh giá công việc của bà Nguyễn Mai Phương.
2. Trưởng phòng Hành chính – Kế toán lựa chọn một cán bộ có kinh nghiệm để thường xuyên hướng dẫn bà Nguyễn Mai Phương về:

• Quy trình xử lý công việc;
• Soạn thảo văn bản;
• Quản lý và lưu trữ hồ sơ;
• Tra cứu văn bản pháp luật;
• Kỹ năng báo cáo và phối hợp công tác.

3. Bà Nguyễn Mai Phương thực hiện báo cáo công việc hằng tuần, trong đó nêu rõ:

• Công việc được giao;
• Kết quả thực hiện;
• Công việc chưa hoàn thành;
• Khó khăn, vướng mắc;
• Nội dung đề nghị được hướng dẫn.

4. Trưởng phòng Hành chính – Kế toán có trách nhiệm nhận xét cụ thể từng tuần, chỉ rõ những nội dung đã làm được, những điểm cần sửa và nhiệm vụ trọng tâm của tuần tiếp theo.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Yêu cầu bà Nguyễn Mai Phương nghiêm túc thực hiện nhiệm vụ; chủ động học hỏi, ghi chép, tiếp thu ý kiến hướng dẫn, từng bước nâng cao kỹ năng chuyên môn và năng lực công tác.

Yêu cầu Trưởng phòng Hành chính – Kế toán và các phòng chuyên môn có liên quan tạo điều kiện, cung cấp tài liệu, hướng dẫn công việc cụ thể, không giao việc vượt quá năng lực và kinh nghiệm của cán bộ mới.

Việc giao nhiệm vụ phải gắn với hướng dẫn, kiểm tra và sửa chữa trực tiếp, bảo đảm sau mỗi công việc bà Nguyễn Mai Phương hiểu được cách làm, căn cứ thực hiện và trách nhiệm của từng cá nhân, đơn vị có liên quan.