Căn cứ các quy định của pháp luật về tiền lương, tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức, viên chức, người lao động;
Căn cứ Thông tư của Bộ Nội vụ hướng dẫn xếp lương đối với người được tuyển dụng vào công chức đã có thời gian công tác, có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc;
Căn cứ yêu cầu thực tế trong công tác tuyển dụng, ký hợp đồng lao động, tham mưu chế độ tiền lương tại Trung tâm Thoát nước và Xử lý nước thải;
Giám đốc Trung tâm yêu cầu Phòng Hành chính - Kế toán nghiêm túc triển khai thực hiện các nội dung sau:
1. Quán triệt nguyên tắc: không được tùy tiện tính lương lại từ đầu đối với người đã có quá trình công tác
Phòng Hành chính - Kế toán phải nghiên cứu kỹ quy định tại Thông tư của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xếp lương đối với người được tuyển dụng đã có thời gian công tác, có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.
Theo tinh thần của Thông tư, việc xếp lương phải căn cứ vào thời gian công tác theo đúng quy định của pháp luật, phù hợp với yêu cầu về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí việc làm được tuyển dụng và có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Trường hợp thời gian công tác không liên tục nhưng chưa nhận trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần thì được xem xét cộng dồn theo quy định. Thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc phù hợp với yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí việc làm là căn cứ quan trọng để xem xét xếp lương, không được bỏ qua.
Vì vậy, đối với người lao động đã từng công tác tại cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp hoặc tổ chức khác, có thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và được bố trí công việc phù hợp chuyên môn, Phòng Hành chính - Kế toán không được mặc nhiên tham mưu tính lương từ bậc đầu như người mới bắt đầu đi làm khi chưa rà soát đầy đủ hồ sơ, quá trình công tác và căn cứ pháp lý.
2. Cách thực hiện cụ thể khi tiếp nhận, tuyển dụng hoặc ký hợp đồng với người đã có quá trình công tác
Khi tham mưu ký hợp đồng, tiếp nhận, tuyển dụng hoặc xếp lương đối với người lao động đã có quá trình công tác trước đó, Phòng Hành chính - Kế toán phải thực hiện đầy đủ các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra hồ sơ quá trình công tác
Yêu cầu người lao động cung cấp đầy đủ hồ sơ chứng minh quá trình công tác, gồm: hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, quyết định tiếp nhận, quyết định xếp lương, quyết định nâng bậc lương, sổ bảo hiểm xã hội hoặc dữ liệu quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bản mô tả công việc đã đảm nhiệm và các giấy tờ có liên quan.
Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, Phòng Hành chính - Kế toán phải hướng dẫn người lao động bổ sung, không được kết luận vội vàng theo hướng bất lợi cho người lao động.
Bước 2: Xác định thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc
Phòng Hành chính - Kế toán phải rà soát tổng thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc của người lao động. Trường hợp thời gian đóng bảo hiểm xã hội không liên tục thì phải kiểm tra việc người lao động đã nhận trợ cấp bảo hiểm xã hội một lần hay chưa để có căn cứ xem xét cộng dồn theo quy định.
Bước 3: Đối chiếu tính phù hợp với vị trí việc làm tại Trung tâm
Không phải mọi thời gian đã đi làm đều tự động được tính để xếp lương. Phòng Hành chính - Kế toán phải đối chiếu thời gian công tác trước đây có phù hợp với yêu cầu trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí việc làm hiện nay tại Trung tâm hay không.
Chỉ thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí việc làm được tuyển dụng, tiếp nhận hoặc ký hợp đồng mới được đề xuất làm căn cứ xem xét xếp lương theo quy định.
Bước 4: Phân loại trường hợp để tham mưu xếp lương
Phòng Hành chính - Kế toán phải phân loại rõ từng trường hợp, cụ thể:
a) Trường hợp người lao động trước đây đã được xếp lương theo bảng lương cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập
Nếu người lao động đã được xếp lương theo bảng lương chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức thì khi chuyển sang vị trí việc làm phù hợp tại Trung tâm, không được mặc nhiên xếp lại từ bậc 1.
Phòng Hành chính - Kế toán phải đối chiếu hệ số lương, bậc lương đã hưởng trước đây để tham mưu theo hướng:
- Nếu vị trí việc làm mới có cùng hệ số bậc lương đã hưởng thì xem xét xếp ngang bậc lương và phụ cấp thâm niên vượt khung nếu có.
- Nếu vị trí việc làm mới có hệ số bậc lương khác với hệ số đã hưởng thì căn cứ hệ số lương đã hưởng để xem xét xếp vào hệ số lương gần nhất theo quy định.
- Trường hợp hệ số lương đã hưởng hoặc tổng hệ số lương cộng phụ cấp thâm niên vượt khung đã hưởng lớn hơn hệ số lương ở bậc cuối cùng của ngạch được xếp thì phải nghiên cứu quy định về hệ số chênh lệch bảo lưu, không được làm mất quyền lợi hợp pháp của người lao động.
b) Trường hợp người lao động trước đây chưa xếp lương theo bảng lương Nhà nước nhưng có thời gian công tác, có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc
Nếu người lao động chưa được xếp lương theo bảng lương cán bộ, công chức, viên chức nhưng có thời gian công tác có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, phù hợp với chuyên môn, nghiệp vụ của vị trí việc làm tại Trung tâm, Phòng Hành chính - Kế toán phải nghiên cứu vận dụng quy định về quy đổi thời gian công tác để xếp lương.
Đối với vị trí việc làm tương ứng ngạch chuyên viên và tương đương, cán sự và tương đương, sau mỗi khoảng thời gian 03 năm đủ 36 tháng công tác phù hợp thì được xem xét xếp lên 01 bậc lương tính từ bậc 1. Đối với vị trí việc làm tương ứng ngạch nhân viên, sau mỗi khoảng thời gian 02 năm đủ 24 tháng công tác phù hợp thì được xem xét xếp lên 01 bậc lương tính từ bậc 1. Số tháng còn lại chưa đủ 36 tháng hoặc 24 tháng phải được ghi nhận để tính vào thời gian xét nâng bậc lương lần sau theo quy định.
Như vậy, trường hợp người lao động đã có nhiều năm công tác, có đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và công việc trước đây phù hợp với vị trí tại Trung tâm thì không thể tham mưu đơn giản là “tính lương lại từ đầu” như người chưa từng đi làm.
3. Rà soát ngay trường hợp đã tham mưu chưa đúng
Qua kiểm tra, nghiên cứu quy định, Giám đốc Trung tâm nhận thấy vừa qua có trường hợp cán bộ hợp đồng đã từng công tác tại cơ quan nhà nước khác khi chuyển sang Trung tâm nhưng Phòng Hành chính - Kế toán tham mưu theo hướng tính lương lại từ đầu như người mới bắt đầu đi làm. Cách tham mưu này là thiếu thận trọng, chưa nghiên cứu đầy đủ quy định và có nguy cơ làm ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi hợp pháp, chính đáng của người lao động.
Yêu cầu Phòng Hành chính - Kế toán nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm trong công tác tham mưu. Việc không nghiên cứu kỹ văn bản, không rà soát đầy đủ quá trình công tác, thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc và hồ sơ xếp lương trước đây của người lao động là biểu hiện thiếu trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
4. Nhiệm vụ phải thực hiện ngay
Giao Phòng Hành chính - Kế toán khẩn trương thực hiện các nhiệm vụ sau:
Một là, rà soát toàn bộ hồ sơ của trường hợp người lao động đã từng công tác tại cơ quan nhà nước khác khi chuyển sang Trung tâm; xác định rõ quá trình công tác, thời gian đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, công việc đã đảm nhiệm, vị trí việc làm hiện nay và hệ số lương, bậc lương nếu trước đây đã được hưởng.
Hai là, xác định trường hợp này thuộc nhóm nào: đã từng xếp lương theo bảng lương cán bộ, công chức, viên chức; hay chưa xếp lương theo bảng lương Nhà nước nhưng có thời gian công tác, đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc phù hợp.
Ba là, căn cứ kết quả rà soát để tham mưu phương án xếp lương, điều chỉnh hợp đồng, phụ lục hợp đồng hoặc văn bản liên quan theo đúng quy định.
Bốn là, nếu xác định người lao động bị xếp lương thấp hơn so với quyền lợi đáng được hưởng, Phòng Hành chính - Kế toán phải tham mưu chi trả bổ sung phần tiền lương, phụ cấp, chế độ còn thiếu cho người lao động theo đúng quy định, bảo đảm không để người lao động bị thiệt thòi do lỗi tham mưu của bộ phận chuyên môn.
Năm là, báo cáo bằng văn bản cho Giám đốc Trung tâm kết quả rà soát, phương án xử lý, trách nhiệm của tập thể, cá nhân có liên quan và thời hạn hoàn thành việc khắc phục.
Thời hạn hoàn thành báo cáo: trước ngày 30/6/2026.
5. Yêu cầu về trách nhiệm tham mưu của Phòng Hành chính - Kế toán
Phòng Hành chính - Kế toán phải xác định công tác tiền lương là nhiệm vụ chuyên môn quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống, tâm lý làm việc, quyền lợi hợp pháp của người lao động và uy tín của Trung tâm.
Mọi đề xuất về lương, phụ cấp, hợp đồng lao động, nâng lương, truy lĩnh hoặc điều chỉnh chế độ phải có căn cứ pháp lý cụ thể, có hồ sơ đối chiếu, có bảng tính rõ ràng và có ý kiến chịu trách nhiệm của người tham mưu, lãnh đạo phòng trước khi trình Giám đốc.
Tuyệt đối không tham mưu theo kiểu chung chung, chủ quan, làm theo thói quen hoặc áp dụng máy móc theo hướng bất lợi cho người lao động. Trường hợp chưa rõ quy định, Phòng Hành chính - Kế toán phải chủ động nghiên cứu, trao đổi với cơ quan chuyên môn có thẩm quyền hoặc báo cáo Giám đốc để xin ý kiến, không được né tránh, không được đẩy thiệt thòi về phía người lao động.
6. Gắn trách nhiệm tiền lương với công tác tuyển dụng, thu hút nhân sự
Trong điều kiện mặt bằng tiền lương, thu nhập tại Trung tâm còn khó khăn, nếu bộ phận tham mưu không biết nghiên cứu, vận dụng đúng và đầy đủ các quy định của Nhà nước để bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động thì Trung tâm sẽ rất khó tuyển dụng, thu hút và giữ chân người có năng lực.
Giám đốc Trung tâm yêu cầu Phòng Hành chính - Kế toán phải thay đổi nghiêm túc phương pháp làm việc, chịu khó nghiên cứu văn bản, cập nhật quy định, tham mưu có chất lượng, có trách nhiệm và đặt quyền lợi hợp pháp của người lao động trong khuôn khổ quy định pháp luật lên hàng đầu.
7. Tổ chức thực hiện
Trưởng phòng Hành chính - Kế toán chịu trách nhiệm tổ chức quán triệt Thông báo này đến toàn thể viên chức, người lao động thuộc phòng; phân công cán bộ rà soát, tổng hợp, lập báo cáo và tham mưu phương án xử lý cụ thể.
Trường hợp tiếp tục để xảy ra sai sót trong tham mưu xếp lương, ký hợp đồng, điều chỉnh lương, nâng lương hoặc chi trả chế độ làm ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động, Trưởng phòng Hành chính - Kế toán và cá nhân trực tiếp tham mưu phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm.
Yêu cầu Phòng Hành chính - Kế toán nghiêm túc triển khai thực hiện.
