Thời gian qua, công tác quản lý kho, vật tư, công cụ, dụng cụ và tài sản của Trung tâm chưa được quan tâm, thực hiện đầy đủ, nghiêm túc theo yêu cầu; việc theo dõi số kho, nhập kho, xuất kho và tồn kho còn thiếu chặt chẽ, số liệu chưa được cập nhật thường xuyên, chưa phản ánh chính xác tình hình thực tế.

Một số hồ sơ, thủ tục liên quan đến quản lý tài sản như biên bản bàn giao, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, hồ sơ theo dõi việc sử dụng tài sản chưa được lập đầy đủ hoặc chưa được lưu trữ khoa học. Vật tư, thiết bị, tài sản sau khi hoàn thành công việc còn thừa, được thu hồi từ công trình hoặc chuyển về Trung tâm chưa được kiểm kê, bàn giao và nhập kho kịp thời. Một số tài sản đã giao cho các phòng, tổ và cá nhân sử dụng nhưng chưa được theo dõi, quản lý, xác định rõ trách nhiệm bảo quản, sử dụng.

Tình trạng trên làm ảnh hưởng đến công tác quản lý tài chính, tài sản công; tiềm ẩn nguy cơ thất thoát, lãng phí, hư hỏng tài sản; gây khó khăn trong việc kiểm tra, đối chiếu, quyết toán và xác định trách nhiệm của các tập thể, cá nhân có liên quan.

Để kịp thời khắc phục những tồn tại nêu trên, đưa công tác quản lý kho và quản lý tài sản của Trung tâm đi vào nền nếp, chặt chẽ, công khai, minh bạch, Giám đốc Trung tâm giao nhiệm vụ như sau:

1. Giao Phòng Hành chính - Kế toán

Là đơn vị chủ trì, chịu trách nhiệm trực tiếp trước Giám đốc Trung tâm về toàn bộ công tác quản lý kho, vật tư, công cụ, dụng cụ và tài sản của Trung tâm; khẩn trương thực hiện các nhiệm vụ sau:

1.1. Rà soát, kiểm kê toàn bộ kho và tài sản

• Tổ chức kiểm tra, rà soát và kiểm kê thực tế toàn bộ vật tư, thiết bị, máy móc, công cụ, dụng cụ và tài sản hiện có tại kho, tại trụ sở, các nhà máy, trạm bơm, phòng làm việc, các tổ sản xuất và các địa điểm thuộc phạm vi quản lý của Trung tâm.
• Đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách, chứng từ kế toán, hồ sơ bàn giao với số lượng và hiện trạng tài sản thực tế.
• Phân loại cụ thể tài sản đang sử dụng, chưa sử dụng, hư hỏng, cần sửa chữa, cần thu hồi, chờ thanh lý, mất hoặc chưa xác định được đơn vị, cá nhân đang quản lý.
• Làm rõ nguyên nhân đối với các trường hợp chênh lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu kiểm kê thực tế; xác định trách nhiệm của tập thể, cá nhân có liên quan và đề xuất phương án xử lý.

1.2. Chấn chỉnh công tác quản lý kho

• Mở và quản lý đầy đủ sổ kho đối với từng nhóm vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ; thực hiện cập nhật thường xuyên, liên tục, bảo đảm phản ánh chính xác số lượng nhập, xuất và tồn kho.
• Mọi trường hợp nhập kho, xuất kho phải có đầy đủ phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận và chữ ký của người giao, người nhận, thủ kho, kế toán và người có thẩm quyền theo quy định.
• Tuyệt đối không thực hiện việc nhập, xuất vật tư, tài sản bằng hình thức giao nhận miệng, không có hồ sơ, chứng từ hoặc chưa được người có thẩm quyền phê duyệt.
• Thực hiện sắp xếp kho khoa học, có sơ đồ vị trí, mã số, tên vật tư, số lượng, tình trạng và người chịu trách nhiệm quản lý; bảo đảm thuận lợi cho việc kiểm tra, bảo quản và xuất, nhập kho.
• Định kỳ hằng tháng thực hiện đối chiếu số liệu giữa thủ kho và kế toán; lập biên bản xác nhận số lượng tồn kho, kịp thời báo cáo khi phát hiện chênh lệch.

1.3. Quản lý tài sản giao cho các phòng, tổ và cá nhân

• Rà soát toàn bộ tài sản đã giao cho các phòng, tổ, nhà máy, trạm bơm và cá nhân sử dụng.
• Mỗi tài sản phải được xác định rõ tên tài sản, mã tài sản, số lượng, nguyên giá hoặc giá trị theo hồ sơ, hiện trạng, vị trí sử dụng, đơn vị và cá nhân trực tiếp quản lý.
• Lập đầy đủ biên bản bàn giao, biên bản giao nhận tài sản; yêu cầu người được giao tài sản ký nhận và cam kết chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản, sử dụng đúng mục đích.
• Khi có sự thay đổi về người sử dụng, vị trí sử dụng, điều chuyển, thu hồi, sửa chữa hoặc thanh lý tài sản phải lập hồ sơ, biên bản theo quy định; không tự ý điều chuyển tài sản giữa các đơn vị, cá nhân.
• Phối hợp với các phòng chuyên môn tổ chức kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất tình trạng quản lý, sử dụng tài sản; xử lý hoặc đề xuất xử lý đối với trường hợp sử dụng sai mục đích, làm mất, hư hỏng hoặc không thực hiện đúng trách nhiệm được giao.

1.4. Quản lý vật tư, thiết bị thu hồi và còn thừa sau thi công

• Tất cả vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ và tài sản còn thừa sau khi hoàn thành công việc, sửa chữa, bảo dưỡng, thi công hoặc thực hiện các nhiệm vụ của Trung tâm phải được kiểm đếm, lập biên bản bàn giao và nhập lại kho.
• Các phòng, tổ và cá nhân không được tự ý giữ lại, sử dụng, điều chuyển hoặc xử lý vật tư, tài sản còn thừa khi chưa có ý kiến của Giám đốc Trung tâm.
• Đối với tài sản, vật tư tháo dỡ, thu hồi từ các công trình, trạm bơm, nhà máy hoặc hệ thống kỹ thuật, phải lập biên bản xác định rõ số lượng, chủng loại, chất lượng, tình trạng và khả năng tiếp tục sử dụng.
• Trường hợp vật tư, tài sản đã đưa về Trung tâm nhưng chưa nhập kho, Phòng Hành chính - Kế toán phải khẩn trương phối hợp với đơn vị liên quan tổ chức kiểm kê, hoàn thiện hồ sơ và thực hiện nhập kho theo quy định.

1.5. Xây dựng và hoàn thiện quy trình quản lý

Phòng Hành chính - Kế toán chủ trì xây dựng, trình Giám đốc Trung tâm ban hành hoặc phê duyệt:

• Quy trình nhập kho, xuất kho và quản lý tồn kho;
• Quy trình mua sắm, tiếp nhận, bàn giao, điều chuyển, thu hồi, sửa chữa và thanh lý tài sản;
• Mẫu sổ kho, thẻ kho, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
• Mẫu biên bản giao nhận, bàn giao và thu hồi tài sản;
• Mẫu biên bản kiểm kê, đối chiếu kho và tài sản;
• Mẫu báo cáo tình hình tăng, giảm, sử dụng và hiện trạng tài sản;
• Quy định cụ thể trách nhiệm của thủ kho, kế toán, các phòng, tổ và cá nhân được giao quản lý, sử dụng tài sản.

Các biểu mẫu phải thống nhất, dễ thực hiện, bảo đảm đầy đủ căn cứ để kiểm tra, đối chiếu và xác định trách nhiệm khi có vấn đề phát sinh.

2. Trách nhiệm của các phòng, tổ và cá nhân

• Các phòng, tổ, nhà máy, trạm bơm và cá nhân đang quản lý, sử dụng tài sản có trách nhiệm phối hợp đầy đủ với Phòng Hành chính - Kế toán trong quá trình kiểm kê, đối chiếu và hoàn thiện hồ sơ.
• Cung cấp trung thực, đầy đủ thông tin về số lượng, tình trạng, vị trí và quá trình sử dụng tài sản được giao.
• Khẩn trương bàn giao về kho các vật tư, thiết bị, công cụ, dụng cụ và tài sản còn thừa, chưa sử dụng hoặc sử dụng không hết sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
• Chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm nếu không kê khai, cố tình che giấu, tự ý giữ lại, sử dụng, điều chuyển hoặc làm thất thoát, hư hỏng tài sản.
• Kể từ ngày ban hành Thông báo này, không phòng, tổ hoặc cá nhân nào được tiếp nhận, bàn giao, điều chuyển, xuất hoặc nhập vật tư, tài sản khi chưa thực hiện đầy đủ hồ sơ, thủ tục theo quy định.

3. Thời gian thực hiện

• Hoàn thành việc kiểm kê thực tế, đối chiếu số liệu và phân loại toàn bộ kho, vật tư, công cụ, dụng cụ và tài sản của Trung tâm trước ngày 31/7/2026.
• Hoàn thành việc bổ sung biên bản bàn giao, biên bản giao nhận và xác định trách nhiệm quản lý đối với từng tài sản trước ngày 05/8/2026.
• Hoàn thành dự thảo quy trình, biểu mẫu và quy định quản lý kho, quản lý tài sản, trình Giám đốc Trung tâm xem xét trước ngày 10/8/2026.
• Sau khi hoàn thành, Phòng Hành chính - Kế toán lập báo cáo tổng hợp, trong đó nêu rõ kết quả kiểm kê, số liệu chênh lệch, nguyên nhân, trách nhiệm, khó khăn, tồn tại và đề xuất biện pháp xử lý.

4. Tổ chức thực hiện

Phụ trách Phòng Hành chính - Kế toán có trách nhiệm phân công cụ thể cán bộ thực hiện từng nhiệm vụ; thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, không để công việc tiếp tục chậm trễ, hình thức hoặc thiếu hồ sơ.

Các Phó Giám đốc Trung tâm theo lĩnh vực được phân công có trách nhiệm chỉ đạo các phòng, tổ, nhà máy và trạm bơm trực thuộc phối hợp thực hiện nghiêm túc Thông báo này.

Giám đốc Trung tâm sẽ trực tiếp kiểm tra kết quả thực hiện. Tập thể, cá nhân không chấp hành, thực hiện không đầy đủ, báo cáo không trung thực hoặc để tiếp tục xảy ra tình trạng thất thoát, thiếu hồ sơ, không xác định được tài sản sẽ bị xem xét trách nhiệm theo quy định.

Thông báo này là nhiệm vụ trọng tâm, yêu cầu Phòng Hành chính - Kế toán và toàn thể các phòng, tổ, cá nhân có liên quan nghiêm túc, khẩn trương triển khai thực hiện./.