Nhằm tăng cường công tác tham mưu, tổng hợp, theo dõi tiến độ thực hiện nhiệm vụ; bảo đảm các nội dung chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm được ghi nhận đầy đủ, triển khai kịp thời, đúng thời hạn và không bị bỏ sót, Giám đốc Trung tâm Thoát nước và Xử lý nước thải thông báo giao nhiệm vụ như sau:

1. Cán bộ được giao nhiệm vụ

Ông Vũ Sơn Hoàng, cán bộ Phòng Hành chính - Kế toán, Trung tâm Thoát nước và Xử lý nước thải.

Thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, theo dõi chương trình công tác và hỗ trợ Giám đốc Trung tâm trong việc quản lý, đôn đốc, kiểm soát tiến độ thực hiện các nhiệm vụ được giao.

2. Nhiệm vụ cụ thể

2.1. Theo dõi, tổng hợp toàn bộ nhiệm vụ do Giám đốc Trung tâm giao

• Chủ động ghi chép, cập nhật và tổng hợp đầy đủ các nhiệm vụ do Giám đốc Trung tâm giao cho các Phó Giám đốc, các phòng, tổ và cá nhân thuộc Trung tâm.
• Phạm vi theo dõi bao gồm nhiệm vụ được giao thông qua:
  • Văn bản, công văn, quyết định, kế hoạch, thông báo, kết luận họp;
  • Thông báo giao việc đăng tải trên trang thông tin điện tử của Trung tâm;
  • Các cuộc họp, hội nghị, buổi làm việc;
  • Chỉ đạo trực tiếp tại hiện trường;
  • Chỉ đạo bằng điện thoại, tin nhắn, nhóm trao đổi công việc;
  • Chỉ đạo trực tiếp bằng lời nói và các hình thức giao việc khác.
• Lập sổ hoặc bảng theo dõi nhiệm vụ, trong đó phải thể hiện tối thiểu các nội dung: tên nhiệm vụ, đơn vị hoặc cá nhân thực hiện, đơn vị phối hợp, thời hạn hoàn thành, kết quả thực hiện, tình trạng xử lý và các khó khăn, vướng mắc.
• Phân loại nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp, quan trọng, thường xuyên và theo từng lĩnh vực để thuận tiện cho việc theo dõi, kiểm tra và báo cáo.

2.2. Đôn đốc các phòng, tổ và cá nhân thực hiện nhiệm vụ

• Thường xuyên theo dõi thời hạn hoàn thành từng nhiệm vụ; chủ động nhắc việc trước thời hạn, không để nhiệm vụ quá hạn mà không có thông tin báo cáo.
• Đôn đốc các phòng, tổ và cá nhân được giao nhiệm vụ khẩn trương tổ chức thực hiện, hoàn thiện hồ sơ, tài liệu, báo cáo và sản phẩm công việc theo đúng yêu cầu của Giám đốc Trung tâm.
• Trường hợp nhiệm vụ có nguy cơ chậm tiến độ, không bảo đảm chất lượng hoặc phát sinh khó khăn, vướng mắc, phải kịp thời tổng hợp, báo cáo Giám đốc Trung tâm để xem xét, chỉ đạo.
• Không tự ý thay đổi nội dung, thời hạn hoặc yêu cầu của nhiệm vụ. Việc điều chỉnh chỉ được thực hiện khi có ý kiến của Giám đốc Trung tâm hoặc người được Giám đốc Trung tâm ủy quyền.

2.3. Chuẩn bị nội dung phục vụ các cuộc họp và buổi làm việc của Giám đốc

• Theo dõi, cập nhật lịch công tác, lịch họp, lịch làm việc, lịch kiểm tra hiện trường và các chương trình công tác của Giám đốc Trung tâm.
• Chủ động nhắc Giám đốc Trung tâm về thời gian, địa điểm, thành phần, nội dung và các tài liệu cần thiết trước mỗi cuộc họp, buổi làm việc hoặc chuyến công tác.
• Trên cơ sở yêu cầu của Giám đốc Trung tâm, liên hệ và đề nghị các phòng, tổ, cá nhân có liên quan chuẩn bị báo cáo, tài liệu, số liệu, hình ảnh và các nội dung tham mưu phục vụ cuộc họp.
• Tổng hợp các tài liệu do các bộ phận cung cấp; kiểm tra sơ bộ về thành phần hồ sơ, nội dung, số liệu, thể thức và tính thống nhất trước khi báo cáo Giám đốc Trung tâm.
• Chuẩn bị chương trình, nội dung làm việc, các vấn đề cần xin ý kiến, các nhiệm vụ cần kết luận và các nội dung cần Giám đốc Trung tâm lưu ý.
• Ghi chép đầy đủ ý kiến chỉ đạo, kết luận và nhiệm vụ được giao tại các cuộc họp, buổi làm việc; sau cuộc họp phải khẩn trương tổng hợp, chuyển đến các đơn vị, cá nhân có liên quan để tổ chức thực hiện.

2.4. Tổng hợp và chuẩn bị báo cáo phục vụ Giám đốc Trung tâm

• Tiếp nhận, tổng hợp báo cáo từ các phòng, tổ và cá nhân có liên quan để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Trung tâm.
• Khi Giám đốc Trung tâm có lịch họp hoặc yêu cầu báo cáo, phải chủ động xác định các nội dung cần chuẩn bị; kịp thời yêu cầu các đơn vị chuyên môn cung cấp thông tin, số liệu và hồ sơ liên quan.
• Tổng hợp báo cáo phải bảo đảm ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, có số liệu, có nguồn cung cấp và phản ánh đúng tình hình thực tế.
• Đối với các nội dung chuyên môn, kỹ thuật, tài chính, pháp lý hoặc nghiệp vụ chuyên sâu, phải sử dụng báo cáo, ý kiến tham mưu của phòng, tổ hoặc cá nhân có chức năng, nhiệm vụ liên quan; không tự suy diễn hoặc tự xác lập số liệu.
• Theo dõi việc hoàn thiện các báo cáo, công văn, thông báo, kế hoạch và hồ sơ do Giám đốc Trung tâm chỉ đạo xây dựng; bảo đảm hoàn thành đúng tiến độ.

2.5. Theo dõi, quản lý và tra cứu văn bản phục vụ công tác của Giám đốc

• Phối hợp chặt chẽ với Phòng Hành chính - Kế toán, bộ phận văn thư và các phòng, tổ để theo dõi, cập nhật tình hình tiếp nhận, xử lý văn bản đến; phát hành, lưu trữ văn bản đi thuộc các nội dung Giám đốc Trung tâm trực tiếp chỉ đạo.
• Lập danh mục theo dõi các văn bản quan trọng, văn bản đang xử lý, văn bản cần trả lời, văn bản có thời hạn và văn bản liên quan đến các nhiệm vụ trọng tâm của Trung tâm.
• Khi Giám đốc Trung tâm yêu cầu cung cấp một văn bản, hồ sơ hoặc tài liệu, phải chủ động tra cứu và cung cấp kịp thời; trường hợp không trực tiếp quản lý thì phải liên hệ ngay với Phòng Hành chính - Kế toán, bộ phận văn thư hoặc đơn vị đang lưu giữ để cung cấp.
• Theo dõi mối liên hệ giữa văn bản đến, ý kiến chỉ đạo, văn bản trả lời và kết quả thực hiện để bảo đảm hồ sơ công việc được quản lý có hệ thống, thuận tiện cho việc tra cứu.
• Việc quản lý văn bản phải tuân thủ quy định về công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật và quy chế làm việc của Trung tâm; không thay thế trách nhiệm chuyên môn của bộ phận văn thư và Phòng Hành chính - Kế toán.

2.6. Thực hiện chế độ nhắc việc và báo cáo Giám đốc

• Hằng ngày, rà soát các cuộc họp, nhiệm vụ đến hạn, nhiệm vụ quá hạn, văn bản cần xử lý và các nội dung cần Giám đốc Trung tâm cho ý kiến.
• Chủ động nhắc Giám đốc Trung tâm về các nhiệm vụ quan trọng, thời hạn xử lý văn bản, lịch làm việc và các nội dung cần chỉ đạo.
• Định kỳ hằng tuần, tổng hợp báo cáo Giám đốc Trung tâm về:
  • Các nhiệm vụ đã hoàn thành;
  • Các nhiệm vụ đang thực hiện;
  • Các nhiệm vụ sắp đến hạn;
  • Các nhiệm vụ chậm hoặc có nguy cơ chậm tiến độ;
  • Các khó khăn, vướng mắc và đề xuất hướng xử lý.
• Đối với nhiệm vụ khẩn cấp, quan trọng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng đến hoạt động của Trung tâm, phải báo cáo ngay, không chờ đến kỳ báo cáo định kỳ.

2.7. Quản lý thông tin và bảo mật công việc

• Thực hiện nghiêm quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bảo mật thông tin nội bộ, quản lý tài liệu và sử dụng thông tin trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
• Không cung cấp, chuyển tiếp, đăng tải hoặc trao đổi các tài liệu, nội dung chỉ đạo, lịch công tác và thông tin nội bộ của Giám đốc Trung tâm cho tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm.
• Hồ sơ, tài liệu nhận từ các phòng, tổ và cá nhân phải được quản lý khoa học, có danh mục, có khả năng tra cứu nhanh và bảo đảm an toàn.

3. Nguyên tắc thực hiện

• Ông Vũ Sơn Hoàng thực hiện nhiệm vụ trên tinh thần chủ động, cẩn trọng, trung thực, chính xác, kịp thời và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm về nội dung công việc được giao.
• Việc thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp và đôn đốc không làm thay trách nhiệm của các Phó Giám đốc, trưởng, phụ trách các phòng, tổ và cá nhân được giao nhiệm vụ.
• Các báo cáo, số liệu và nội dung chuyên môn do phòng, tổ, cá nhân nào cung cấp thì phòng, tổ, cá nhân đó chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ và đúng thời hạn.
• Trong quá trình thực hiện, phải giữ thái độ đúng mực, phối hợp, tôn trọng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị; việc đôn đốc phải rõ ràng, khách quan, không gây phiền hà và không làm phát sinh thêm thủ tục không cần thiết.

4. Trách nhiệm của các phòng, tổ và cá nhân có liên quan

• Các Phó Giám đốc, trưởng, phụ trách các phòng, tổ và toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động có trách nhiệm phối hợp, cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác các thông tin, báo cáo, số liệu, hồ sơ và tài liệu khi ông Vũ Sơn Hoàng đề nghị để thực hiện nhiệm vụ theo chỉ đạo của Giám đốc Trung tâm.
• Phòng Hành chính - Kế toán hướng dẫn và tạo điều kiện để ông Vũ Sơn Hoàng tiếp cận, tra cứu văn bản, hồ sơ, lịch công tác và các tài liệu cần thiết theo đúng quy định.
• Các đơn vị, cá nhân không được chậm trễ, né tránh hoặc cung cấp thông tin không đầy đủ làm ảnh hưởng đến công tác chỉ đạo, điều hành của Giám đốc Trung tâm.

5. Tổ chức thực hiện

Ông Vũ Sơn Hoàng khẩn trương xây dựng hệ thống theo dõi nhiệm vụ, lịch công tác, danh mục văn bản và chế độ báo cáo để triển khai thực hiện ngay kể từ ngày ban hành Thông báo này.

Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh khó khăn, vướng mắc, ông Vũ Sơn Hoàng và các phòng, tổ có liên quan kịp thời báo cáo Giám đốc Trung tâm xem xét, chỉ đạo.

Giám đốc Trung tâm yêu cầu các Phó Giám đốc, trưởng, phụ trách các phòng, tổ, ông Vũ Sơn Hoàng và toàn thể cán bộ, viên chức, người lao động nghiêm túc triển khai thực hiện Thông báo này./.