Căn cứ chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thoát nước và Xử lý nước thải tỉnh Bắc Ninh;

Căn cứ Quyết định số 43/QĐ-TTTN ngày 17/6/2026 của Giám đốc Trung tâm Thoát nước và Xử lý nước thải tỉnh Bắc Ninh về việc ban hành chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm, các phòng, tổ và cơ chế phối hợp thực hiện nhiệm vụ;

Căn cứ yêu cầu quản lý chặt chẽ, đầy đủ và đúng quy định đối với đất đai, trụ sở, nhà máy xử lý nước thải, các trạm xử lý nước thải, các trạm bơm nước mưa, trạm bơm tăng áp, công trình phụ trợ và tài sản gắn liền với đất thuộc phạm vi Trung tâm đang quản lý, sử dụng;

Căn cứ trình độ chuyên môn, năng lực và vị trí công tác của viên chức;

Giám đốc Trung tâm Thoát nước và Xử lý nước thải tỉnh Bắc Ninh giao bà Nguyễn Phương Thảo, trình độ Thạc sĩ Quản lý đất đai, viên chức thuộc Phòng Hành chính - Kế toán, làm cán bộ đầu mối tham mưu thực hiện nhiệm vụ rà soát, tổng hợp và hoàn thiện hồ sơ pháp lý về đất đai, nhà, công trình và tài sản gắn liền với đất của Trung tâm, với các nội dung sau:

I. NGUYÊN TẮC GIAO VÀ THỰC HIỆN NHIỆM VỤ

1. Phạm vi trách nhiệm

Bà Nguyễn Phương Thảo chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các công việc thuộc phạm vi cá nhân có thể chủ động thực hiện, gồm:

Tiếp nhận, kiểm tra và lập danh mục hồ sơ;
Nghiên cứu quy định và xác định thủ tục cần thực hiện;
Soạn thảo báo cáo, kế hoạch, công văn, tờ trình và thành phần hồ sơ;
Phối hợp kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với hiện trạng;
Trình Trưởng phòng Hành chính - Kế toán kiểm tra trước khi trình lãnh đạo Trung tâm;
Hoàn thiện hồ sơ theo ý kiến chỉ đạo và nộp hồ sơ sau khi được phê duyệt;
Theo dõi, đôn đốc, bổ sung và nhận kết quả giải quyết;
Lưu trữ hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử và báo cáo tiến độ.

Bà Nguyễn Phương Thảo không tự nhân danh Trung tâm ban hành văn bản, cam kết, xác nhận, cung cấp hồ sơ gốc hoặc quyết định nội dung vượt quá thẩm quyền của viên chức chuyên môn.

2. Trách nhiệm đối với kết quả phụ thuộc cơ quan, đơn vị khác

Đối với thủ tục có kết quả phụ thuộc cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc đơn vị đang quản lý hồ sơ:

Bà Nguyễn Phương Thảo chịu trách nhiệm chuẩn bị hồ sơ đúng thành phần, tham mưu đúng trình tự, trình ký, nộp hồ sơ, theo dõi và bổ sung hồ sơ kịp thời;
Không quy trách nhiệm cá nhân về việc cơ quan bên ngoài giải quyết chậm nếu bà Nguyễn Phương Thảo đã thực hiện đầy đủ, đúng hạn các công việc thuộc trách nhiệm của mình và có tài liệu chứng minh;
Trường hợp hồ sơ bị chậm do thiếu tài liệu từ phòng, trạm hoặc cơ quan khác, bà Nguyễn Phương Thảo phải có văn bản hoặc phiếu đề nghị cung cấp hồ sơ và báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Kế toán;
Trường hợp phát hiện nội dung vượt thẩm quyền, có nhiều cách hiểu hoặc có nguy cơ pháp lý, phải lập báo cáo nêu rõ vấn đề và đề xuất hướng xử lý, không tự ý quyết định.

3. Điều kiện thực hiện nhiệm vụ

Bà Nguyễn Phương Thảo được:

Tiếp cận các hồ sơ, tài liệu cần thiết phục vụ nhiệm vụ theo sự phân công của Trưởng phòng Hành chính - Kế toán;
Đề nghị các phòng, nhà máy, trạm và cá nhân liên quan cung cấp hồ sơ thông qua Trưởng phòng Hành chính - Kế toán;
Được bố trí tham gia các buổi làm việc, kiểm tra thực địa và làm việc với cơ quan chuyên môn có liên quan;
Được báo cáo, giải trình, đề xuất điều chỉnh tiến độ khi có nguyên nhân khách quan hoặc phát sinh nhiệm vụ mới;
Được bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi thấy nội dung chỉ đạo cần được làm rõ hoặc có dấu hiệu chưa phù hợp quy định; đồng thời vẫn thực hiện nhiệm vụ theo kết luận của người có thẩm quyền, trừ trường hợp nhiệm vụ trái pháp luật.

II. MỤC TIÊU VÀ SẢN PHẨM CHUNG

1. Mục tiêu

Hoàn thiện hồ sơ pháp lý của trụ sở mới được UBND tỉnh giao cho Trung tâm;
Rà soát toàn bộ nhà, đất, công trình và tài sản gắn liền với đất thuộc phạm vi Trung tâm quản lý;
Xác định tình trạng pháp lý và hồ sơ còn thiếu của từng cơ sở;
Xây dựng hệ thống hồ sơ đất đai thống nhất, có thể kiểm tra và truy xuất;
Tham mưu kế hoạch hoàn thiện hồ sơ theo thứ tự ưu tiên, đúng thẩm quyền và khả năng thực hiện.

2. Sản phẩm chung

Danh mục toàn bộ cơ sở nhà, đất và công trình của Trung tâm;
Phiếu rà soát riêng cho từng cơ sở;
Báo cáo tình trạng pháp lý và danh mục hồ sơ còn thiếu;
Hồ sơ trụ sở mới được chuẩn bị, trình ký và nộp cơ quan có thẩm quyền;
Hồ sơ rà soát của nhà máy, các trạm xử lý nước thải, trạm bơm tăng áp và 08 trạm bơm nước mưa;
Hệ thống hồ sơ giấy và dữ liệu điện tử;
Báo cáo tiến độ, báo cáo tổng hợp và kế hoạch xử lý tồn tại.

III. PHẠM VI CƠ SỞ PHẢI RÀ SOÁT

1. Trụ sở làm việc

Trụ sở mới được UBND tỉnh giao cho Trung tâm theo Quyết định số 2002 năm 2026;
Trụ sở hoặc địa điểm làm việc Trung tâm đang quản lý, sử dụng;
Nhà làm việc, nhà bảo vệ, kho, xưởng, bếp ăn, nhà trực và công trình phụ trợ trong khuôn viên trụ sở.

2. Nhà máy và các trạm xử lý nước thải

Nhà máy xử lý nước thải thuộc phạm vi Trung tâm quản lý, vận hành;
Toàn bộ các trạm xử lý nước thải;
Các trạm bơm tăng áp;
Nhà điều hành, bể xử lý, đường nội bộ, kho, nhà trực và công trình phụ trợ.

3. Hệ thống 08 trạm bơm nước mưa

Rà soát đầy đủ hồ sơ của 08 trạm bơm nước mưa do Trung tâm quản lý

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu của Trưởng phòng Hành chính - Kế toán, Phòng Quản lý vận hành trạm bơm chống úng ngập đô thị phải cung cấp danh mục chính thức của đủ 08 trạm, gồm tên trạm, địa chỉ, cán bộ quản lý và hồ sơ hiện đang lưu giữ.

4. Các khu đất và công trình khác

Các công trình đầu mối, khu đất đặt cửa xả, nhà quản lý vận hành và công trình phụ trợ được giao riêng cho Trung tâm;
Các cơ sở tiếp nhận sau sắp xếp đơn vị, bàn giao tài sản hoặc thay đổi tổ chức;
Các cơ sở Trung tâm đang quản lý nhưng chưa xác định đầy đủ hồ sơ pháp lý.

Đối với tuyến cống, hố ga, cửa xả và công trình nằm trong đất giao thông hoặc đất công cộng không hình thành thửa đất riêng, bà Nguyễn Phương Thảo chỉ rà soát hồ sơ giao quản lý, hồ sơ công trình và phạm vi bảo vệ; không mặc nhiên lập hồ sơ đề nghị cấp giấy chứng nhận nếu chưa có căn cứ pháp lý.

IV. NHIỆM VỤ ƯU TIÊN: HỒ SƠ TRỤ SỞ MỚI

1. Tiếp nhận và lập danh mục hồ sơ

Trong 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận bàn giao hồ sơ, bà Nguyễn Phương Thảo phải:

Lập biên bản hoặc phiếu giao nhận hồ sơ;
Phân loại bản gốc, bản sao chứng thực, bản sao và bản điện tử;
Lập danh mục hồ sơ đã có, gồm số, ngày văn bản, cơ quan ban hành, nội dung và tình trạng tài liệu;
Lập danh mục hồ sơ còn thiếu và xác định đơn vị có trách nhiệm cung cấp;
Báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Kế toán kết quả tiếp nhận.

Hồ sơ cần kiểm tra gồm:

Quyết định số 2002 năm 2026 của UBND tỉnh;
Hồ sơ trình, thẩm định và quyết định giao cơ sở nhà, đất;
Biên bản bàn giao nhà, đất, công trình và tài sản;
Giấy chứng nhận đã được cấp;
Hồ sơ địa chính, trích lục, trích đo và hồ sơ kỹ thuật thửa đất;
Hồ sơ quy hoạch, xây dựng, hoàn công và nghiệm thu;
Hồ sơ tài sản công;
Các văn bản có liên quan.

2. Rà soát pháp lý

Trong 10 ngày làm việc tiếp theo, phải lập báo cáo rà soát, trong đó xác định:

Căn cứ giao trụ sở;
Đơn vị đang đứng tên trên giấy chứng nhận;
Đơn vị được giao quản lý, sử dụng theo quyết định;
Số thửa, tờ bản đồ, địa chỉ và diện tích;
Mục đích, hình thức và thời hạn sử dụng đất;
Nguồn gốc sử dụng đất;
Tài sản gắn liền với đất;
Sự thống nhất giữa quyết định giao, giấy chứng nhận, hồ sơ tài sản công và hiện trạng;
Hồ sơ còn thiếu hoặc có sai lệch;
Thủ tục cần thực hiện;
Cơ quan tiếp nhận và giải quyết;
Dự kiến thời gian xử lý theo quy định hoặc theo phiếu tiếp nhận của cơ quan có thẩm quyền.

Không được tự xác nhận diện tích hoặc ranh giới nếu chưa có tài liệu đo đạc, hồ sơ địa chính hoặc ý kiến của đơn vị chuyên môn.

3. Chuẩn bị và trình hồ sơ

Trong 05 ngày làm việc sau khi báo cáo rà soát được Trưởng phòng Hành chính - Kế toán và Giám đốc Trung tâm cho ý kiến, bà Nguyễn Phương Thảo phải:

Hoàn thiện dự thảo hồ sơ đăng ký biến động, cập nhật tên đơn vị hoặc thủ tục phù hợp;
Lập phiếu kiểm soát thành phần hồ sơ;
Dự thảo văn bản trình ký;
Trình Trưởng phòng Hành chính - Kế toán kiểm tra;
Chỉnh sửa theo ý kiến của người có thẩm quyền;
Thực hiện nộp hồ sơ sau khi được ký, đóng dấu và giao thực hiện.

4. Theo dõi hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ:

Lưu phiếu tiếp nhận và giấy hẹn;
Cập nhật sổ theo dõi;
Trong ngày nhận được yêu cầu bổ sung, phải báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Kế toán;
Trong 03 ngày làm việc kể từ khi được cung cấp đủ tài liệu bổ sung, phải hoàn thiện nội dung thuộc trách nhiệm cá nhân;
Trước ngày hẹn trả kết quả ít nhất 02 ngày làm việc, phải kiểm tra tình trạng giải quyết;
Khi nhận kết quả, phải kiểm tra thông tin, lập biên bản giao nhận và lưu trữ.

V. RÀ SOÁT TOÀN BỘ CƠ SỞ NHÀ, ĐẤT

1. Danh mục tổng thể

Bà Nguyễn Phương Thảo lập bảng tổng hợp với tối thiểu các trường thông tin:

Mã cơ sở;
Tên cơ sở;
Địa chỉ;
Đơn vị trực tiếp quản lý;
Số thửa, tờ bản đồ;
Diện tích theo hồ sơ;
Diện tích thực tế nếu có tài liệu xác định;
Quyết định giao đất, giao tài sản hoặc bàn giao;
Đơn vị đứng tên trên giấy chứng nhận;
Mục đích, hình thức và thời hạn sử dụng đất;
Nhà, công trình và tài sản trên đất;
Hồ sơ đã có;
Hồ sơ còn thiếu;
Tình trạng pháp lý;
Vướng mắc;
Công việc cần thực hiện;
Đơn vị phối hợp;
Thời hạn xử lý;
Kết quả;
Tài liệu chứng minh kết quả.

2. Phiếu rà soát từng cơ sở

Mỗi cơ sở phải có một phiếu riêng, gồm:

Thông tin nhận diện cơ sở;
Nguồn gốc và quá trình quản lý;
Hồ sơ đã tiếp nhận;
Thông tin theo hồ sơ địa chính;
Hiện trạng sử dụng;
Tài sản trên đất;
Sai lệch hoặc hồ sơ còn thiếu;
Đề xuất xử lý;
Cơ quan giải quyết;
Người phối hợp;
Tiến độ;
Kết quả thực hiện.

3. Phân loại

Sau rà soát, phân loại thành:

Hồ sơ đầy đủ, thống nhất với hiện trạng;
Có giấy chứng nhận nhưng chưa đúng tên đơn vị;
Có quyết định giao hoặc bàn giao nhưng chưa có giấy chứng nhận;
Có công trình nhưng hồ sơ đất đai chưa đầy đủ;
Hồ sơ và hiện trạng có sai lệch;
Có dấu hiệu lấn chiếm, tranh chấp hoặc nguy cơ thất thoát;
Chưa đủ căn cứ xác định tình trạng pháp lý.

Đối với nhóm chưa đủ căn cứ, phải ghi rõ tài liệu còn thiếu và không tự kết luận về quyền sử dụng đất.

VI. KIỂM TRA THỰC ĐỊA

1. Tổ chức kiểm tra

Việc kiểm tra thực địa được thực hiện theo kế hoạch được Trưởng phòng Hành chính - Kế toán thống nhất và lãnh đạo Trung tâm chấp thuận.

Bà Nguyễn Phương Thảo không thực hiện kiểm tra một mình. Thành phần tối thiểu gồm:

Bà Nguyễn Phương Thảo;
Đại diện Phòng Kỹ thuật;
Đại diện phòng trực tiếp quản lý cơ sở;
Trưởng trạm hoặc người phụ trách cơ sở;
Đại diện đơn vị khác khi cần thiết.

2. Nội dung và sản phẩm

Mỗi cơ sở kiểm tra phải có:

Biên bản hiện trạng;
Danh sách người tham gia;
Ảnh chụp có chú thích;
Sơ đồ hoặc bản vẽ hiện có;
Nội dung đối chiếu giữa hồ sơ và hiện trạng;
Ý kiến của đơn vị quản lý;
Tồn tại và đề xuất xử lý;
Chữ ký của thành phần tham gia.

Bà Nguyễn Phương Thảo chịu trách nhiệm tổng hợp và dự thảo biên bản; đơn vị kỹ thuật chịu trách nhiệm đối với số liệu kỹ thuật do đơn vị mình xác nhận.

VII. TIẾN ĐỘ VÀ SẢN PHẨM KIỂM SOÁT

1. Trong 05 ngày làm việc

Hoàn thành:

Kế hoạch cá nhân thực hiện Thông báo;
Danh mục hồ sơ trụ sở mới đã nhận;
Danh mục hồ sơ còn thiếu;
Dự thảo văn bản đề nghị các đơn vị cung cấp hồ sơ;
Danh sách sơ bộ các cơ sở phải rà soát.

2. Trong 15 ngày làm việc

Hoàn thành:

Báo cáo rà soát pháp lý trụ sở mới;
Bảng xác định thủ tục, thành phần hồ sơ và cơ quan giải quyết;
Dự thảo hồ sơ đăng ký biến động hoặc thủ tục phù hợp;
Mẫu phiếu rà soát từng cơ sở;
Mẫu bảng theo dõi tiến độ;
Danh mục chính thức đủ 08 trạm bơm nước mưa.

3. Trong 30 ngày làm việc

Hoàn thành:

Trình ký và nộp hồ sơ trụ sở mới nếu đã đủ điều kiện;
Trường hợp chưa đủ điều kiện, phải có báo cáo nêu rõ tài liệu còn thiếu, đơn vị phải cung cấp và văn bản đã đôn đốc;
Danh mục tổng thể nhà, đất và công trình;
Phiếu rà soát bước đầu của trụ sở, nhà máy và 08 trạm bơm nước mưa;
Báo cáo phân loại tình trạng pháp lý;
Kế hoạch kiểm tra thực địa.

4. Trong 60 ngày làm việc

Hoàn thành:

Kiểm tra thực địa trụ sở mới;
Kiểm tra nhà máy xử lý nước thải và các cơ sở ưu tiên;
Kiểm tra tối thiểu 04 trạm bơm nước mưa, ưu tiên Văn Sơn, Cống Sông, Châu Xuyên 1 và Châu Xuyên 2;
Lập biên bản và hồ sơ hiện trạng;
Hoàn thành hồ sơ điện tử bước đầu;
Báo cáo đề xuất thủ tục đối với từng cơ sở đã kiểm tra.

5. Trong 90 ngày làm việc

Hoàn thành:

Kiểm tra thực địa đủ 08 trạm bơm nước mưa;
Rà soát nhà máy, các trạm xử lý nước thải và trạm bơm tăng áp;
Hoàn thành phiếu rà soát từng cơ sở;
Hoàn thiện hồ sơ đối với những cơ sở đủ điều kiện;
Lập danh mục hồ sơ chưa thể hoàn thiện và nguyên nhân;
Hoàn thành hệ thống hồ sơ giấy, hồ sơ điện tử;
Trình báo cáo tổng thể và kế hoạch xử lý tiếp theo.

6. Nguyên tắc tính thời hạn

Thời hạn được tính theo ngày làm việc;
Thời gian chờ đơn vị khác cung cấp tài liệu hoặc chờ cơ quan có thẩm quyền giải quyết không tính là thời gian chậm của cá nhân nếu đã có văn bản đề nghị, đôn đốc và báo cáo đúng hạn;
Khi phát sinh nguyên nhân ảnh hưởng tiến độ, trong 02 ngày làm việc bà Nguyễn Phương Thảo phải báo cáo bằng văn bản;
Việc điều chỉnh tiến độ phải được Trưởng phòng Hành chính - Kế toán xác nhận và Giám đốc Trung tâm xem xét khi cần thiết.

VIII. CHẾ ĐỘ TIẾP NHẬN, KIỂM TRA VÀ XÁC NHẬN KẾT QUẢ

1. Giao nhận nhiệm vụ

Thông báo này được gửi trực tiếp cho bà Nguyễn Phương Thảo;
Việc giao nhận được xác nhận bằng sổ văn bản, phiếu giao nhận hoặc hệ thống quản lý văn bản;
Trưởng phòng Hành chính - Kế toán tổ chức phổ biến nội dung nhiệm vụ và giải đáp những nội dung cần làm rõ.

Việc ký nhận văn bản chỉ xác nhận đã nhận được văn bản, không đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền báo cáo, giải trình hoặc kiến nghị theo quy định.

2. Nộp sản phẩm

Mỗi sản phẩm phải được nộp bằng một trong các hình thức:

Văn bản có ký nhận;
Hồ sơ trên hệ thống quản lý văn bản;
Thư điện tử công vụ;
Thư mục điện tử được phân quyền và có ngày cập nhật.

Không đánh giá là chưa nộp nếu cá nhân chứng minh được đã gửi đúng địa chỉ, đúng thời hạn.

3. Kiểm tra sản phẩm

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ khi nhận sản phẩm, Trưởng phòng Hành chính - Kế toán:

Kiểm tra nội dung;
Xác nhận đạt yêu cầu hoặc yêu cầu chỉnh sửa;
Ghi rõ nội dung cần chỉnh sửa và thời hạn hoàn thành;
Không yêu cầu làm lại toàn bộ nếu chỉ có một phần chưa đạt;
Lưu tài liệu kiểm tra làm căn cứ đánh giá.

4. Sửa đổi, bổ sung

Bà Nguyễn Phương Thảo có trách nhiệm sửa đổi trong thời hạn được giao. Trường hợp không đồng ý với yêu cầu sửa đổi, được báo cáo ý kiến chuyên môn bằng văn bản để Trưởng phòng hoặc Giám đốc xem xét, kết luận.

IX. CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

1. Báo cáo tuần

Trước 16 giờ thứ Sáu hằng tuần, báo cáo Trưởng phòng Hành chính - Kế toán:

Công việc được giao trong tuần;
Công việc đã hoàn thành;
Sản phẩm và nơi lưu sản phẩm;
Hồ sơ đã nhận;
Hồ sơ chưa được cung cấp;
Khó khăn, vướng mắc;
Kiến nghị;
Kế hoạch tuần tiếp theo.

2. Báo cáo tháng

Trước ngày 25 hằng tháng, lập báo cáo tổng hợp để Trưởng phòng Hành chính - Kế toán xem xét, trình Giám đốc, gồm:

Tiến độ hồ sơ trụ sở mới;
Tiến độ nhà máy và các trạm xử lý nước thải;
Tiến độ 08 trạm bơm nước mưa;
Số hồ sơ đã hoàn thành;
Số hồ sơ đã nộp;
Số hồ sơ đang chờ giải quyết;
Hồ sơ còn thiếu;
Nguyên nhân chủ quan, khách quan;
Kiến nghị chỉ đạo.

3. Báo cáo đột xuất

Báo cáo ngay khi phát hiện:

Mất, thiếu hoặc hư hỏng hồ sơ gốc;
Lấn chiếm hoặc tranh chấp;
Sai lệch lớn về diện tích hoặc ranh giới;
Sử dụng đất có dấu hiệu không đúng mục đích;
Hồ sơ có dấu hiệu tẩy xóa hoặc mâu thuẫn;
Cơ quan có thẩm quyền yêu cầu giải trình nội dung quan trọng;
Có vấn đề vượt thẩm quyền hoặc nguy cơ gây thiệt hại cho Trung tâm.

X. TRÁCH NHIỆM PHỐI HỢP

1. Trưởng phòng Hành chính - Kế toán

Trực tiếp giao, hướng dẫn và kiểm tra nhiệm vụ;
Bàn giao hồ sơ bằng danh mục;
Bảo đảm bà Nguyễn Phương Thảo được tiếp cận thông tin cần thiết;
Kiểm tra sản phẩm đúng thời hạn;
Xác nhận nguyên nhân chậm tiến độ;
Trình lãnh đạo giải quyết vướng mắc;
Không giao nhiệm vụ trùng lặp, mâu thuẫn mà không xác định thứ tự ưu tiên.

2. Phòng Kỹ thuật

Cung cấp hồ sơ kỹ thuật, xây dựng, hoàn công, nghiệm thu và bản vẽ;
Chịu trách nhiệm về số liệu kỹ thuật do phòng cung cấp hoặc xác nhận;
Cử cán bộ tham gia kiểm tra thực địa;
Phối hợp lập sơ đồ, xác định công trình và tài sản trên đất.

3. Phòng Quản lý vận hành trạm bơm chống úng ngập đô thị

Cung cấp danh mục chính thức đủ 08 trạm bơm nước mưa;
Bàn giao bản sao hồ sơ đang quản lý;
Cử cán bộ và trưởng trạm phối hợp;
Xác nhận quá trình quản lý, sử dụng;
Chịu trách nhiệm về thông tin, hồ sơ do phòng cung cấp.

4. Phòng Quản lý các trạm xử lý nước thải, trạm bơm tăng áp

Cung cấp danh mục nhà máy, trạm xử lý nước thải và trạm bơm tăng áp;
Cung cấp hồ sơ pháp lý, kỹ thuật, bàn giao và tài sản;
Cử cán bộ phối hợp kiểm tra;
Xác nhận hiện trạng quản lý, sử dụng.

5. Các phòng, tổ, nhà máy và trạm

Trong 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu hợp lệ của Trưởng phòng Hành chính - Kế toán, phải:

Cung cấp hồ sơ đang lưu giữ; hoặc
Trả lời bằng văn bản về việc chưa có hồ sơ, hồ sơ bị thiếu hoặc cần thêm thời gian; hoặc
Xác định đơn vị, cá nhân đang quản lý hồ sơ.

Việc chậm cung cấp hồ sơ phải được xem xét riêng, không tính là lỗi của cán bộ đầu mối nếu đã thực hiện đầy đủ việc đề nghị và báo cáo.

XI. QUẢN LÝ HỒ SƠ

Hồ sơ gốc chỉ được tiếp nhận, bàn giao bằng biên bản hoặc phiếu giao nhận;
Hồ sơ gốc được lưu tại nơi do Trưởng phòng Hành chính - Kế toán xác định;
Bà Nguyễn Phương Thảo sử dụng hồ sơ trong phạm vi nhiệm vụ được giao;
Không tự ý mang hồ sơ gốc ra khỏi Trung tâm;
Không tự ý sao chụp, cung cấp hoặc chuyển hồ sơ cho bên ngoài;
Không tẩy xóa, ghi thêm hoặc chỉnh sửa hồ sơ gốc;
Khi phát hiện mất hoặc hư hỏng phải báo cáo ngay;
Hồ sơ điện tử phải được đặt tên, phân loại và sao lưu theo hướng dẫn của Phòng Hành chính - Kế toán.

XII. ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN

1. Căn cứ đánh giá

Kết quả được đánh giá trên cơ sở:

Nhiệm vụ đã được giao rõ ràng;
Hồ sơ, điều kiện làm việc đã được cung cấp;
Sản phẩm phải hoàn thành;
Thời hạn thực hiện;
Chất lượng sản phẩm;
Tài liệu chứng minh việc thực hiện;
Mức độ phối hợp;
Việc chấp hành chế độ báo cáo;
Nguyên nhân chủ quan và khách quan.

2. Không sử dụng làm căn cứ đánh giá

Không sử dụng các nội dung sau làm căn cứ đánh giá:

Nhận xét không có tài liệu chứng minh;
Mâu thuẫn cá nhân;
Việc viên chức thực hiện quyền phản ánh, kiến nghị, khiếu nại hoặc tố cáo theo đúng quy định;
Kết quả chậm do cơ quan bên ngoài nếu cá nhân đã thực hiện đúng trách nhiệm;
Nhiệm vụ chưa được giao rõ hoặc chưa được cung cấp điều kiện thực hiện.

3. Trường hợp sản phẩm chưa đạt yêu cầu

Trước khi xem xét trách nhiệm, phải:

Xác định rõ nội dung chưa đạt;
Thông báo bằng văn bản hoặc phiếu kiểm tra;
Cho thời hạn hợp lý để sửa đổi;
Xem xét giải trình của cá nhân;
Phân định nguyên nhân chủ quan và khách quan;
Lập hồ sơ theo dõi đầy đủ.

Kết quả thực hiện Thông báo này là một trong các căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của bà Nguyễn Phương Thảo theo quy định, nhưng không phải là căn cứ duy nhất.

XIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Bà Nguyễn Phương Thảo có trách nhiệm nghiêm túc triển khai nhiệm vụ và chịu trách nhiệm đối với sản phẩm thuộc phạm vi được giao;
Trưởng phòng Hành chính - Kế toán chịu trách nhiệm trực tiếp hướng dẫn, cung cấp điều kiện, kiểm tra, xác nhận kết quả và báo cáo Giám đốc;
Trưởng các phòng, tổ, nhà máy, trạm và cá nhân liên quan có trách nhiệm phối hợp và chịu trách nhiệm đối với hồ sơ, thông tin do đơn vị mình cung cấp;
Mọi phát sinh, điều chỉnh hoặc bổ sung nhiệm vụ phải được thông báo bằng văn bản, phiếu giao việc, ý kiến trên hệ thống quản lý văn bản hoặc hình thức có thể kiểm tra, đối chiếu;
Trong quá trình thực hiện, bà Nguyễn Phương Thảo có quyền báo cáo khó khăn, đề nghị hướng dẫn hoặc đề xuất điều chỉnh tiến độ. Trưởng phòng Hành chính - Kế toán có trách nhiệm xem xét, trả lời hoặc báo cáo Giám đốc;