Nhằm phục vụ công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ khoa học, hiện đại hóa công tác quản lý điều hành và đảm bảo khai thác dữ liệu nhanh chóng, hiệu quả, Trung tâm yêu cầu:
1. Giao nhiệm vụ:
Đồng chí Khổng Việt Long phụ trách triển khai thực hiện công tác số hóa hồ sơ, tài liệu, dữ liệu của Trung tâm Thoát nước và Xử lý nước thải.
2. Nội dung thực hiện:
a) Giai đoạn 1
Hoàn thành trước ngày 15/5/2026:
- Số hóa toàn bộ văn bản đến, văn bản đi của Trung tâm từ 01/7/2025 đến nay;
- Phân loại, lưu trữ theo từng nhóm hồ sơ, từng thời kỳ, từng lĩnh vực;
- Đảm bảo tra cứu nhanh, trực quan, dễ tìm kiếm, dễ sử dụng.
b) Giai đoạn 2
Hoàn thành trước ngày 30/5/2026:
- Số hóa toàn bộ hồ sơ các dự án Trung tâm đã tiếp nhận từ tháng 7/2025 đến nay;
- Bao gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ thiết kế, hồ sơ bàn giao, hồ sơ vận hành, hồ sơ tài sản, bản vẽ, biên bản và các tài liệu liên quan;
- Sắp xếp theo từng dự án, từng nhóm hồ sơ, có danh mục quản lý cụ thể.
c) Giai đoạn 3
Hoàn thành trước ngày 15/6/2026:
- Số hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu của Trung tâm từ thời điểm thành lập đến nay;
- Bao gồm:
- Hồ sơ các dự án;
- Hồ sơ các trạm bơm;
- Hồ sơ trạm xử lý nước thải;
- Hồ sơ tài sản;
- Hồ sơ kỹ thuật;
- Hồ sơ quản lý vận hành;
- Các tài liệu, dữ liệu liên quan khác.
- Xây dựng hệ thống lưu trữ khoa học, trực quan, dễ theo dõi, dễ khai thác sử dụng và phục vụ lâu dài cho công tác quản lý điều hành của Trung tâm.
3. Tổ chức thực hiện:
- Trong quá trình thực hiện, nếu thiếu máy tính, ổ cứng, máy scan hoặc các thiết bị phục vụ công tác số hóa, đề nghị Phòng Hành chính – Kế toán tham mưu cấp bổ sung để đảm bảo điều kiện thực hiện nhiệm vụ.
- Yêu cầu tất cả các phòng, bộ phận thuộc Trung tâm có trách nhiệm phối hợp, cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu; không được giữ hồ sơ, chậm cung cấp hoặc cung cấp thiếu tài liệu làm ảnh hưởng tiến độ thực hiện nhiệm vụ.
- Hồ sơ sau số hóa phải đảm bảo đầy đủ, rõ nét, đúng tên file, đúng nội dung, đúng cấu trúc thư mục lưu trữ; hạn chế tối đa việc lưu trữ lộn xộn, khó tra cứu.
4. Yêu cầu:
- Đồng chí Khổng Việt Long phải tập trung thực hiện nhiệm vụ được giao, chủ động xây dựng kế hoạch chi tiết theo từng giai đoạn để triển khai;
- Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tiến độ hàng tuần về Lãnh đạo Trung tâm;
- Không để chậm tiến độ, không làm hình thức, đối phó hoặc thực hiện không đầy đủ nội dung được giao;
- Quá trình thực hiện phải chủ động phối hợp với các phòng chuyên môn để rà soát, đối chiếu hồ sơ, đảm bảo dữ liệu số hóa chính xác, đầy đủ;
- Đây là nhiệm vụ trọng tâm, quan trọng của Trung tâm trong giai đoạn hiện nay, yêu cầu thực hiện nghiêm túc và hoàn thành đúng thời hạn được giao.
Đề nghị các phòng, bộ phận và cá nhân liên quan nghiêm túc triển khai thực hiện./.
